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Manual Jurídico – Implantação de Boleto Bancário

1. Pré Requisitos de Implantação

As seguintes informações são pré-requisitos para a implantação do boleto:

a) Banco de emissão do boleto e seu número
b) Agência da conta com digito verificador
c) Conta com digito verificador
d) Carteira de registro no banco
e) Convênio ou código do cedente
f) Layout C240 ou C400
g) Moedas cadastradas no sistema

Todas estas informações são fornecidas pelo gerente da conta.

O conhecimento em contas a receber e em baixas de documentos no sistema são relevantes para realizar as próximas etapas.

2. Configuração:

I – Com as informações citadas acima, acesse o menu “Arquivos”, opção “A Contas Bancárias”.

II – A emissão de boleto é feita por um “Banco da empresa” cadastrado no sistema.

Caso não tenha um Banco cadastrado, selecione o botão inserir, insira os dados e marque o flag “Banco da Empresa”. Selecione gravar ao final.

III – Com as contas cadastradas, selecione a conta que deseja configurar o boleto e abra a aba “Boleto/Pagamento de Fornecedor”.

a. Marque a opção “Ativar gerenciador de boleto”.

b. Na subaba “Configurações” preencha os campos de acordo com os dados passados pelo Gerente da conta no banco:

01- Número do banco;
02- Agência da conta;
03- Digito da Agência;
04- Número da conta;
05- Digito da Conta;
06- Carteira de Registro;
07- Aceite (padrão: “Não”, pois o sacado não ainda não aceitou o título);
08- Moeda padrão de emissão do boleto bancário;
09- Espécie de documento (padrão “DM – Duplicata Mercantil”). Esta informação pode ser confirmada com o gerente da conta;
10 – Informação do convênio ou código do cedente, conforme passado pelo banco;
11 – Nosso número e sequencial remessa são números sequenciais gerados automaticamente;
12- Mensagem Local do Pagamento: caso queira indicar o banco a ser pago preferencialmente;
13 – Mensagem que irá aparecer por padrão em todos os boletos emitidos, como juros ou multa se o pagamento ocorrer após vencimento;
14 – Testar Impressão do Boleto é apenas um teste de visualização.

Observação: Esta mensagem pode ser alterada na emissão de cada boleto.

IV – Na subaba “Juros Multa / Outras Config” é possível configurar as informações de percentual de Juros Diário, percentual de Multa e protesto.

V – Na subaba “Arquivo retorno” preencha o local da pasta onde ficarão os arquivos retorno baixados no banco.

VI – Na aba “Arquivo Remessa” marque as opções “Ativar remessa” e “cobrança registrada”.

Preencha o layout remessa.

Diretório Remessa: selecione o local para salvar o sistema salvar os arquivos de remessa deste banco.

3. Definir Banco Padrão para Emissão de Boleto

Configuração é opcional.

Na emissão do boleto, se não tiver um banco padrão definido, o usuário precisará sempre selecionar o banco pelo qual está emitindo.

Para definir um banco padrão siga os seguintes passos:

I – Acesse o menu “Arquivos” > K Parâmetros > Parâmetros.

II – Na aba “Dados do Sistema” selecione o banco que será o padrão e clique em “Gravar”.

O sistema está definido para emitir boletos, por padrão, no banco selecionado, excluindo a necessidade de o usuário selecionar o banco toda vez que realizar uma nova emissão.

Caso necessário, o banco poderá ser alterado no momento da emissão do boleto.

4. Emissão de Boleto:

4.1. Contas a Receber

I – Acesse o “Contas a Receber” (menu “Financeiro, opção “3 Contas a Receber”).

II – Primeira emissão: será para confirmar (emissão para teste) se as configurações estão corretas, sugerimos a criação de 5 contas em nome do próprio escritório com um valor irrisório (recomendado R$0,01 – um centavo de Real). É importante ressaltar que a forma de lançamento (tipo de documento, datas, centro de custo etc.) não interfere no lançamento do boleto.

4.2. Libere as contas para baixa

III – Acesse a aba “Liberação” e escolhendo “Departamento” ou “Todas” (dependendo do nível de permissão do usuário).

O status para emissão do boleto poderá ser: “Aguardando Departamento” ou “Liberado para Baixa”.

IV – Com a conta selecionada, no canto direito da tela marque a opção “Boleta – Laser/Tinta” e clique no botão “B”, logo acima da opção “Boleta – Laser/Tinta”.

V – O sistema irá perguntar “confirma a emissão de boleto”. Clique em “Sim”.

VI – Uma nova pergunta é exibida: “Imprimir todas as contas na tela?”.

a) “Não”. Quando clicamos em não respondendo à pergunta de imprimir todas as contas na tela, somente a conta selecionada terá a sua emissão de boleto.

b) “Sim”. Aceitando a opção de imprimir todas as contas na tela, todas as contas que estiverem em seu Grid de pesquisa serão enviadas para emissão do boleto.

VII – Com esta opção, um novo questionamento é feito: “Imprimir um único boleto?”.

c) “Não”. Com este caminho o sistema irá imprimir um boleto para cada conta na tela. Ou seja, se são 10 contas, serão impressos 10 boletos diferentes.

d) “Sim”. Desta forma o sistema irá somar o valor de todas as contas na tela e emitir um único boleto com o valor total. Esta opção é recomendada quando é utilizado o filtro de cliente, assim você emite várias contas de um mesmo cliente em um único boleto. Porém, é possível emitir um único boleto, mesmo que as contas na tela sejam de clientes diferentes. Fazendo isto o sistema colocará como sacado (quem irá receber o boleto) o cliente da última conta no Grid de pesquisa. O campo de sacado é aberto para edição, portanto ele pode ser alterado manualmente caso deseje, como será mostrado mais a frente neste manual.

4.3. Configurando dados do Boleto

VIII – Selecionada a opção desejada quanto a qual conta emitir o boleto, a tela mostrada na imagem abaixo é aberta no sistema. Esta tela pode ser dividida basicamente em 3 partes:

a) Informações sobre o banco que deve ser selecionado no primeiro campo (“Banco”). As informações vêm do cadastro de contas bancárias;

b) Informações sobre o sacado (cliente do escritório), buscando as informações do cadastro de clientes do Advwin.

c) Informações do escritório que está emitindo o boleto.

d) Use o campo “Banco” para selecionar qual banco que deseja emitir o boleto. Os campos Banco, Número, Agência, DV, Conta, DV, Número do Convênio, Espécie de documento, Espécie de moeda, Carteira, Aceite e Código do cedente (localizado na posição 3 da figura acima) serão preenchidos.

e) A mensagem que sairá no boleto será a padrão cadastrada em “Contas Bancárias”, mas pode ser alterada especificamente para emissão de um boleto acessando a aba “Mensagens”. Observe que a mensagem que sairá em boleto emitidos após o fechamento da tela voltará a ser o padrão.

f) Clique no botão “Gerar boleto”, localizado no canto inferior esquerdo da tela. O boleto (ou os boletos dependendo da opção selecionada na hora da impressão) será impresso:

5. Geração de Remessa e Retorno do Boleto

Seguindo os passos dos itens anteriores o boleto estará cadastrado no modulo de “Gerenciador de Boletos”.

Acesse o menu “Financeiro -> B- Gerenciador de Boleto”

Neste módulo é possível visualizar todos os boletos emitidos, cancelados, realizar os procedimentos finais de remessa, envio por e-mail, edição do vencimento e importação do retorno.
Na primeira aba “Pesquisa” é possível filtrar os boletos em aberto. Sugerimos o filtro “Data de Emissão”, conforme exemplo abaixo.

5.1. Gerando remessa do boleto para o banco

I – Com a pesquisa realizada e os boletos listados no Grid selecione um ou mais e clique sobre o botão “Gerar Remessa”.

Para selecionar mais de uma linha, mantenha a tecla “CTRL” pressionada e clique sobre as linhas que deseja selecionar.

II – Será aberto uma nova tela em que serão apresentados os boletos selecionados e o local onde será salvo o arquivo de remessa, clique sobre o botão “Gerar Arquivo”.

III – Será salvo o arquivo na pasta que deverá ser enviado no sistema do banco conforme as orientações da sua instituição bancária.

5.2. Impressão e envio dos boletos, notas e faturamento por e-mail

Uma opção que pode ser feita dentro do modulo de gerenciador de boletos seria imprimir novamente o boleto e enviar junto com a nota fiscal por e-mail.

I – Para impressão: Selecione o boleto que deseja imprimir e clique na lateral direita sobre o botão “Imprimir boleto”.

II – Outra opção seria o envio do boleto por e-mail. Clique em “Enviar Boleto E-mail”.

Considerações:

O e-mail para envio deverá estar preenchido no cadastro do cliente, no campo e-mail financeiro.

Caso o envio seja com a nota Fiscal e fatura, deverão ser geradas antes do envio.

III – Selecione os documentos que serão enviados junto com o Boleto.

IV – Clique em “Confirmar” e será aberto a tela de mensagem e configuração do envio.

V- Nesta tela na parte superior temos a aba de configuração, para início dos envios é necessário fazer a primeira configuração.
VI – Logo abaixo são apresentado os dados para quem será enviado a mensagem e os anexos da mensagem, utilizando os ícones de “+” e “ – ”para adicionar ou remover mais anexos na mensagem.

VII – Clique sobre o botão “Enviar”.

VIII – Na aba “Configuração” é possível fazer a configuração da conta que o sistema irá usar para fazer os envios e a mensagem padrão.

IX – Configure a conta de envio conforme o seu provedor de e-mails e a mensagem padrão que deseja. Na mensagem padrão e assunto do e-mail, é possível utilizar variáveis do sistema com preenchimento automático, selecione as opções logo acima da mensagem e clique sobre a seta verde para incluir no texto.

5.3. Baixa e importação de retorno dos boletos:

A baixa do boleto quitado pode ser realizada de duas formas no sistema: baixa manual do boleto ou via arquivo de retorno do banco.

a) Baixa Manual

a.1. Na tela do gerenciador de boletos, pesquise e selecione o boleto que deseja fazer a baixa

a.2. Clique na lateral direita sobre o botão “Baixa de boleto”.

a.3. Preencha as datas de crédito, baixa, juros, desconto, observação caso necessário e o tipo de documento

a.4. Clique sobre o botão “Realizar Baixa”.

a.5. A situação do Boleto será alterada para “Quitado” e no contas a receber a baixa dele.

b) Arquivo Retorno

b.1. Baixe o arquivo de retorno dos boletos pagos conforme as instruções da sua instituição bancária.

b.2. No modulo de gerenciador de boletos clique sobre o botão no canto direito “Arquivo retorno”.

b.3. Selecione a conta bancária do arquivo e procure pelo arquivo baixado.

Após selecionar o arquivo o sistema irá apresentar os boletos do arquivo e quais foram identificados no sistema.

Os boletos com V verde: identificados no sistema para a baixa automática.

Os boletos com o x vermelho: não foram pagos ou foram emitidos fora do sistema.

b.4. Selecione os boletos identificados, selecione o tipo de documento e clique sobre o botão “Baixa automática”.
Informando a data de baixa os registros ficarão com a data de baixa informada e não a do dia.

O sistema irá efetuar a baixa dos registros automaticamente no contas a receber.

5.4. Alteração e cancelamento do boleto:

Dentro do modulo de gerenciador de boletos também é possível efetuar alterações e cancelamentos de boletos.

As alterações que podemos fazer em um boleto são do e-mail do boleto para envio, data de vencimento, instruções do boleto e juros manual.

I- Pesquise o boleto que deseja fazer a alteração e clique do lado esquerdo em “Editar”

II- Conclua os ajustes e clique no canto direito em “Gravar”. Lembrando que após salvar os ajustes se ele já tiver sido enviado a remessa é necessário fazer o envio de uma nova remessa do boleto para o banco. (Item 5.1 deste manual)

Para o cancelamento do boleto:

I – Pesquise pelo boleto que deseja cancelar e clique no canto direito em “Cancelar boleto”. Lembrando que após salvar os ajustes se ele já tiver sido enviado a remessa é necessário fazer o envio de uma nova remessa do boleto para o banco. (Item 5.1 deste manual)

Observação: caso seja necessário alterações de valores e clientes do boleto:

a. Cancele o boleto

b. Altere as informações no contas a receber

c. Gere um novo boleto.

6. Erros ao Gerar Boleto

Caso ocorra qualquer falha durante o procedimento, verificar:

– No cadastro de clientes se está preenchido de forma correta;

– Confirme novamente com o Gerente da conta os dados cadastrais.

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