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Manual Jurídico – Ficha Tempo

1. Definição de Ficha Tempo

O conceito de Ficha Tempo, no AdvWin, tem por objetivo o lançamento do tempo gasto em determinada(s) tarefa(s), para posterior Faturamento destas Horas Lançadas ou Controle das horas trabalhadas nos projetos do escritório, sem o intuito de controle de horas do Advogado/ usuário para com o escritório, uma vez que o escritório não tem, por excelência, somente projetos a serem faturados por Fichas-tempo.

Assim, todo serviço prestado pelo escritório, através de seus colaboradores diretos ou indiretos que tenham o intuito de Faturar um ou alguns projetos, devem originar uma Ficha Tempo correspondente, que poderá ser ou não cobrada do cliente, de acordo com as regras de contrato estipuladas.

A Ficha Tempo deve corresponder a tempo dentro das 24 horas do dia, não podendo haver uma Ficha Tempo de 60 horas. A Ficha Tempo respeita a hora laborada, inexistindo possibilidade de se trabalhar 60 horas em um dia.

A Ficha Tempo é uma via dupla: de um lado, o colaborador consegue controlar o tempo gasto dentro de cada projeto que realizada em seu cotidiano; por outro lado, os gestores conseguem verificar a produtividade de cada colaborador dentro de cada projeto em cada atividade, quantificando-as, além de verificar quais projetos do escritório são mais rentáveis ou trabalhosos.

2. Formas de inserção de fichas tempo

A inserção de uma Ficha Tempo poderá ocorrer de quatro formas diferentes:

  1. A partir da Aba Movimentação, dentro do Módulo de Pasta;
  2. A partir de uma Pasta, na Aba Pesquisa, dentro do Módulo de Pasta;
  3. Sem Pasta, sendo apenas do Cliente;
  4. Pelo Módulo de Ficha Tempo.

2.1. Inserção a partir de Aba Movimentação – Módulo de Pasta

A inserção da Ficha Tempo vinculada à uma Movimentação no Módulo de Pasta é a maneira mais aconselhada de se realizar pois, normalmente, ela trará todos os dados da movimentação e da pasta, automaticamente.

Por exemplo: é publicada uma Sentença que gera um prazo de “Elaborar Recurso”. No momento em que o advogado for elaborar a peça, ele irá inserir a data com hora inicial e a data com hora final que gastou para elaborar este prazo. Com isto, existirá o controle do tempo gasto na elaboração do Recurso, tanto para controle interno quanto para cobrança do cliente.

O prazo é cumprido e transformado em movimentação, sendo a Ficha Tempo criada através desta. Com isto, a Ficha Tempo fica vinculada à movimentação de “Elaborar Recurso”, facilitando a visualização e acompanhamento se a Ficha Tempo foi inserida ou não.

Criando-se a Ficha Tempo através da movimentação, o Advwin já apresenta diversas informações necessárias para este registro, agilizando a inserção da informação.

Para criar a Ficha Tempo através da movimentação, basta pesquisar a pasta na qual requer a vinculação da FT, indo na aba de Movimentação (1). Após inserir a movimentação na qual a Ficha Tempo deve estar vinculada (2) e clicar no botão “Nova FT” (3). Não clicar no ícone, do lado direito, Nova Ficha Tempo (4), uma vez que ela não ficará vinculada à Movimentação e, sim, à Pasta, conforme será explicado mais à frente.

2.2. Inserção pela Pasta na aba Pesquisa – Módulo de Pasta

Neste caso, basta ir ao Módulo de Pasta, procurar a pasta e clicar, ao lado direito da tela, no botão “Nova Ficha Tempo”, podendo ser feito através do ícone de atalho (1) ou pelo menu (2):

OU

Aconselha-se que esta forma de inserção somente seja utilizada se o tempo gasto não puder ser vinculado a um ato do serviço prestado (movimentações da pasta).

Criando-se a Ficha Tempo através da pasta, o Advwin já apresenta algumas informações necessárias para este registro, agilizando a inserção da informação.

2.3. Inserção Sem Pasta – Apenas pelo Cliente

Esta forma de inserção é a mais demorada, pois todas as informações da Ficha Tempo deverão ser inseridas pelo usuário.

Na tela abaixo, percebe-se que apenas o campo Cliente está como campo obrigatório. Portanto, está Ficha Tempo ficará vinculada apenas ao Cliente ali selecionado, a mais nenhuma Movimentação realizada na pasta.

Este tipo de inserção não é considera muito segura, pois um cliente pode ter diversas Fichas Tempo no mesmo dia. Se não houver a diferenciação da Movimentação no momento do Faturamento, pode-se entender que as FT’s estão duplicadas.

2.4. Inserção pelo Módulo de Ficha Tempo

Esta forma de inserção é a mais demorada, pois todas as informações da Ficha Tempo terão que ser inseridas pelo usuário.

O acesso ao Módulo de Fichas Tempo pode ser feito pelo ícone de atalho (1) ou pelo menu (2). No Menu, ir em Movimentação – 1 Fichas Tempo – 4 Fichas Tempo (modo de inserção):

OU

A tela para preencher a FT será igual ao campo abordado no item 2.1. Assim como o item 2.3, esta forma de inserção também não é considerada muito segura, por não estar vinculada a nenhuma Movimentação.

3. Criando uma Ficha Tempo

3.1. Inserindo a partir da aba Movimentação – Módulo de Pasta

Inserindo uma Ficha Tempo através da movimentação, o Advwin já irá apresentar as seguintes informações preenchidas:

  1. Cliente: é a data da movimentação, que pode ser alterada pelo usuário;
  2. Nome do Escritório: pasta vinculada à Ficha Tempo, não pode ser alterada pelo usuário;
  3. Data do dia: no momento em que se clica para criar a FT, o sistema, automaticamente, pré-seleciona a data do dia conforme configuração do Windows;
  4. Horas zeradas: por padrão, as horas ficam zeradas, para posterior preenchimento pelo usuário, de acordo com o tempo utilizado;
  5. Pasta: o nª da pasta vem previamente preenchido, já que este número vincula à Movimentação e à Pasta que esta FT ficará vinculada;
  6. Setor de custo pré-definido: ficará pré-determinado, um setor de custo, mas pode-se alterá-lo;
  7. Valor da hora zerada: aqui é quanto a hora custa. Ela virá zerada pois apenas no Faturamento da Ficha Tempo é que o valor da hora aparecerá;

O usuário deverá, então, informar:

  1. Data: preencher conforme o dia em que o trabalho foi elaborado;
  2. Horas | Horas Cobráveis: o sistema permite diferenciar as horas trabalhas das horas que serão cobradas. Pode-se inserir um número maior de horas do que, efetivamente, cobrar-se-á do cliente;
  3. Tipo: pode-se escolher se a FT inserida será uma Ficha Tempo a ser cobrada ou apenas uma Tarefa. Se for a Ficha Tempo, haverá cobrança do escritório ao cliente mas, se for Tarefa, existirá apenas o controle interno das tarefas realizadas dentro do escritório;
  4. Não Cobrar: se escolher flegar este campo, esta Ficha Tempo não será cobrada do cliente;
  5. Advogado: seleciona-se qual é o usuário/Advogado que elaborou a tarefa responsável por se inserir esta Ficha Tempo;
  6. Tipo de Serviço: através da combo box que aparece neste campo, seleciona-se qual serviço que foi executado, referente a esta FT. Abaixo, segue um exemplo:
  1. Horário Início | Horário Fim: para um maior controle, seleciona-se qual foi o horário que se iniciou a realização do trabalho e o horário fim para, assim, o sistema contabilizar o tempo total gasto nesta atividade, sem precisar que o usuário faça este cálculo;
  2. Solicitante: normalmente, é o Coordenador/ Revisor ou o responsável pelo Cliente;
  3. Conta/ ident. Cliente: é a divisão interna do cliente;
  4. Valor da Hora | Valor desta Ficha: o sistema também permite a diferenciação do valor da hora para o valor desta ficha, podendo serem os mesmos valores, valores maiores ou menores;
  5. Setor de Custo: seleciona-se a qual setor de custo está FT pertencerá, a partir da combo box que este campo permite a visualização:
  1. Unidade: define-se, a partir da combo box que o sistema informa, qual a unidade do escritório que esta FT pertence;
  1. Descrição: é um campo de livre escrita, no qual o usuário pode acrescentar informações relevantes referente à FT inserida;
  2. Número do processo: se o sistema não puxar da Movimentação previamente, pode-se preencher o campo;
  3. Outra Parte: se o sistema não puxar da Movimentação previamente, pode-se preencher o campo.

No grid, abaixo da tela, os campos configurados aparecerão, como resumo. Preenchidos estes campos, basta clicar no botão “Gravar”, à direita da tela.

3.2. Inserindo pela pasta na aba Pesquisa – Módulo de Pasta

Se a inserção da Ficha Tempo for feita através do Módulo de Pasta, na Aba Pesquisa, o Advwin irá apresentar a mesma tela apresentada no item anterior, no mesmo método de preenchimento.

Entretanto, esta Ficha tempo não ficará vinculada a nenhuma movimentação, apenas ao Cliente selecionado, conforme já levantado neste Manual.

3.3. Inserção sem pasta – Apenas por Cliente

Indo no campo Movimentação – 1 Fichas Tempo – 4 Fichas Tempo (modo de inserção), irá abrir a mesma tela mostrada no item 3.1 para inserção da Ficha Tempo.

Nesta tela, haverá apenas a obrigatoriedade de preencher o Cliente, uma vez que a FT ficará vinculada ao Cliente aqui selecionado. Demais informações, necessárias para Faturamento desta FT, serão inseridas manualmente, mas não são, obrigatoriamente, necessárias.

3.4. Inserção pelo Módulo de Ficha Tempo

Através deste módulo, clica-se no ícone acima do Advwin, e a tela explanada no item 3.1 para preenchimento da FT se abrirá:

Cabe lembrar que, por este método de inserção, a Ficha Tempo também ficará vinculada apenas ao Cliente e não à Movimentação.

3.5. Regras de Contrato

Ao gravar a Ficha Tempo, o Advwin verificará quais as Regras de Contrato aplicáveis para o caso em questão. Vejamos as possibilidades:

  1. Se a ficha tempo for faturada para o Cliente, o status da Ficha Tempo ficará “Em Cobrança”;
  2. Se a ficha tempo não for autorizada pelo Cliente e o escritório optou por assumir o custo, deverá ser remarcado que a Ficha tempo não será cobrada;
  3. Se a ficha tempo não for autorizado pelo Cliente e o escritório optou por não assumir o custo, pode-se alterar para “Tarefa”, assim, não haverá custos saindo do escritório.

O usuário também pode optar por não aplicar as Regras de Contrato, alterando o status da Ficha Tempo através do checkbox Não Cobrar.

Esta alteração somente é possível se a Ficha Tempo estiver nos status “Ok para Cobrança” ou “Não Cobrado” e pode ser feita por usuários que tenham permissão para tanto (P5 ou superior).

3.6. Impressão da Ficha Tempo

Ao lado direito da tela, abaixo do botão Gravar, existe a opção de Imprimir a Ficha Tempo, conforme se observa abaixo:

Nestes campos, existe a possibilidade de imprimir a Ficha tempo em Frente/Verso (1), Não imprimir o tempo apontado (2) ou mesmo Imprimir mas desconsiderando a pasta (3). Estas impressões facilitam a conferência físicas das FT’s que foram lançadas.

Também é possível Imprimir mas considerando outra parte e processo (4) ou Imprimir a conta identificadora (5).

4. Pesquisa de Fichas Tempo

A pesquisa de Fichas tempo pode ser feita acessando o Módulo de Fichas Tempo (item 3.4), que apresenta a seguinte tela:

Por padrão, o Advwin já filtra as Fichas Tempo pelos seguintes campos: o Advogado já está flegado como Listar somente advogados ativos; o Status está marcado como Ok para cobrança + Não Cobrado; a Busca do calendário estará marcada no dia corrente.

Entretanto, o usuário pode utilizar quaisquer outros filtros elencados nesta tela, tais como Cliente, Conta Cliente, Responsável pelo contrato da FT, Responsável pela pasta da FT, Tipo de serviço, Descrição que contenha e, dentro da Busca do Calendário, existem as possibilidades de procurar as FT’s pelo Dia, 7 dias, Semana, 15 dias, 30 dias, Mês, Ano, Manual e Não usar.

Ao lado direito, há o botão de Pesquisa Detalhada, no qual é possível pesquisar por diversas outras funcionalidades, conforme printadas abaixo:

5. Outras Funcionalidades

5.1. Aba Controle

A Aba Controle permite ver o que, quem e quando foi realizada alguma alteração na Ficha Tempo lançada, bem como as informações de cancelamento, faturamento, revisão e outras informações da Ficha Tempo.

As informações inseridas não podem ser editadas pelos usuários1 e são apenas para consulta de alterações e informações complementares do registro.

1. O campo “Revisado” pode ser alterado pelos usuários P7 e administradores, enquanto a informação de “Pago ao adv.” depende de parâmetro do sistema – ver Manual Administração – Novos Parâmetros

5.2. Relatórios

É possível obter relatórios de Fichas Tempo através do Módulo.

Primeiramente, realize a pesquisa dos Ficha Tempos, na aba “PESQUISA” (1), inserindo os parâmetros necessários (ver item 4).

Localizados os Ficha Tempos, o relatório pode ser extraído de duas maneiras:

  1. Através do grid (2);
  2. Através do botão Listagem (3).

Pelo grid, basta customizar e exportar as informações, que serão extraídas em uma planilha de Excel2.

No campo 3, pode-se escolher flegar pode-se marcar as opções para que o relatório saia com outras informações, tais como “Imprimir frente/verso”, “Imprime conta identificadora” (que insere o nome da divisão do cliente, normalmente a parte representada no processo) etc.

O ícone R (1), é possível imprimir um relatório das Fichas Tempo de determinado período, conquanto o ícone F (2) permite imprimir as Fichas Tempo em si. Em ambos os casos, aparecerá o ícone abaixo, para se selecionar como quer salvar/ imprimir o Relatório ou a Ficha Tempo:

Ao clicar nestes botões, o Advwin irá apresentar a seguinte mensagem:

A não ser que exista diferenciação entre o valor do advogado e o valor do cliente, pode-se clicar “sim”. Em seguida será apresentada a seguinte tela:

a) Visualizar: irá apresentar o relatório com as informações selecionadas, que podem ser impressas (inclusive para PDF) ou salvas (em diversos tipos de arquivo).

b) Visualizar em PDF: o relatório já será gerado em PDF e aberto na sequência, utilizando o Adobe Acrobat Reader ou outro software instalado no computador:

c) Salvar PDF: abre uma tela para salvar o relatório em PDF:

d) Enviar E-mail: gera o relatório e abre uma tela para elaboração do e-mail de envio, bastando inserir os dados e clicar no botão “Enviar”:

2. Para maiores informações da ferramenta, ver o Manual Administração – Grid Advwin

5.3. Importação de Fichas Tempo

Através do ícone Movimentação – 4 Importar Ficha Tempo, é possível importar Fichas Tempo para o Advwin.

A importação pode ser feita tanto por arquivos gerados pelo próprio sistema quanto pelo formato PALM Titrax.

Da primeira forma, ao selecioná-la, aparecerá um campo (Path do Arquivo) no qual deverá selecionar o arquivo que foi gerado do sistema para upá-lo para a atual sessão do Advwin.

Após selecioná-lo, ele aparecerá no grid acima, devendo-se clicar no botão Transferir para que o arquivo fique salvo no sistema.

Também é possível importar o arquivo pelo formato PALM Titrax. Neste tipo de importação, aparecerá uma tela e, na Aba Operação, deve-se preencher o Advogado (1), Setor de Custo (2), Tipo de Serviço (3) e selecionar o Path do Arquivo (4).

Após percorrer este ínterim, clicar no botão Buscar Retorno (5) que, na Aba Ver, aparecerá o arquivo importado no sistema.

5.4. Revisão de Fichas Tempo

A Revisão de Ficha Tempo tem o objetivo de validar o tempo gasto pelo usuário na execução da tarefa, a fim de cobrá-la do cliente, desde que este usuário que faça a revisão tenha Permissão acima de P6.

A revisão pode ser feita de Ficha Tempo a Ficha Tempo, marcando-se a opção “Revisado” localizada na aba “Controle”:

Não é possível revisar em lote as Fichas Tempo, sendo necessário verificar uma a uma.

5.5. Status de Faturamento de Ficha Tempo – Conceitos e Alterações

Existem os seguintes status de Ficha Tempo:

  1. Ok para cobrança: a Ficha Tempo será cobrado do cliente.
  2. Em cobrança: a Ficha Tempo já foi faturado.
  3. Não cobrado: a Ficha Tempo não será cobrado do cliente.
  4. Cancelado: a Ficha Tempo lançada foi cancelado, evitando-se a necessidade de deletar o registro.

O status pode ser alterado de Ok para Cobrança para Não cobrado ou de Não cobrado para Ok para Cobrança, marcando ou desmarcando o checkbox Não Cobrar, respectivamente:

A partir desse momento, as Fichas Tempo selecionadas não mais aparecerão para faturamento.

Os status Ok para cobrança e Não cobrado podem ser alterados para Cancelado (apenas por usuários com permissão P6 ou superior) através do botão Cancelar Ficha Tempo.:

O cancelamento é registro na aba “Controle”, com inserção das informações que quem praticou o ato e quando:

Uma vez cancelada, o status do Ficha Tempo não poderá mais ser alterado. O status Em Cobrança não pode ser alterado diretamente na Ficha Tempo, apenas através do cancelamento do faturamento da Ficha Tempo, o que irá alterar o status para Ok para cobrança. Os dados de faturamento podem ser consultados na Aba Controle (item 5.1).

5.6. Status de Pagamento de Ficha Tempo – Conceitos e Alterações

É possível verificar se uma Ficha Tempo já foi faturada através das informações da Aba Controle (item 5.1).

Uma Ficha Tempo já paga não pode ser editada pelo usuário, devendo ser o pagamento cancelado para que qualquer alteração seja feita.

5.7. Parâmetros

Existem diversos parâmetros que influenciam o comportamento do Módulo de Fichas Tempo.

É aconselhável que, antes da utilização deste Módulo, o Administrador do Advwin verifique quais os Parâmetros devem ser ligados ou desligados3.

3. Para maiores informações, consultar o Manual Administração – Novos Parâmetros e o Manual Administração – Parâmetros (Cliente).

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