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Manual Jurídico – Contratos

A. Aba Dados

1. Dados Básicos do Contrato:

A aba Dados do módulo de contratos possui a finalidade de fornecer as informações básicas, funciona como a capa do contrato. Para inserir novo contrato, selecione o botão Inserir (01) do lado direito do ADVWIN.

Número (01): o número do contrato é único, cada contrato possui seu próprio número.

Contrato com (02): indica com quem o contrato foi realizado, se com o cliente ou com o fornecedor.

Tipo (03): Indica o tipo do contrato, se por hora, serviço etc. Este campo é meramente informativo e não alterando o funcionamento do contrato.

Status (04): Indica o status do contrato:

  • Aguard. Assinatura
  • Em Vigência
  • Renovado
  • Encerrado
  • Rescindido

Observação: As regras do contrato só irão ser aplicadas e gerar faturamento se o status for Em Vigência.

Conta Cliente (05): Informações referente ao cliente selecionado anteriormente, como CNPJ, Razão Social e Conta Identificadora.

Observação: Caso a conta identificadora seja informada na pasta, o sistema no momento do faturamento, realiza primeiramente a verificação da conta identificadora da pasta com o contrato, independente se o contrato for Master (Item 21).

Cliente (06): Indica quem é cliente do contrato

Início (07): Data de início do contrato.

Fim (08): Data que marca o fim do contrato.

Ass. Original (09): Data de assinatura original do contrato.

Contato (10): Indica quem é o contato no cliente que realizou esse contrato, sendo possível informar somente um.

Unidade (11): Unidade do escritório que se refere o contrato.

Responsável (12): Indica quem é o responsável internamente no escritório pelo contrato.

Com cópia (13): Indica se outro advogado do escritório, além do sinalizado no item anterior, deve receber em cópia os prazos de renovação do contrato.

Captação (14): Indica quem foi o responsável pela captação do cliente/contrato.

Prazo Vigência (15): Indica o tempo de vigência do contrato.

Renovação (16): Indica como será a renovação desse contrato

Observação: Campo meramente informativo, não gerando nenhuma ação automática no contrato.

Aviso Fim Dias (17): Indica a quantidade de tempo antes do encerramento do contrato (item 15) que deverá ser gerado prazo avisando o fim do contrato aos advogados informados nos itens 13 e 14.

Moeda (18): Moeda do contrato

Reajuste (19): Indica prazo de reajuste.

Observação: Gera prazo aos advogados informados nos itens 13 e 14 referente ao reajuste de valores do contrato.

Qualificação Partes (20): Realiza classificação de partes do contrato e informa se outros clientes (aba 1) ou fornecedores (aba 2) fazem parte ou possui interesse nesse contrato

Observação: Este campo é meramente informativo, os clientes ou fornecedores informados não faturam utilizando este contrato.

Contrato Master (21): Ao selecionar, indica que o contrato é máster. Quando o contrato for máster, ele não precisa ser associado à pasta para que o cliente o utilize para faturamento. Todas as pastas abertas sem contrato vinculado naquele cliente, automaticamente utilizam o contrato máster para faturamento.

Observação (22): Campo de livre digitação para informar qualquer observação referente do contrato.

B. Aba Documentos

Nessa aba é possível anexar os documentos relacionados ao contrato.

2. Tipos de Documentos:

2.1. Contrato

2.2. Aditivo

2.3. Denuncia

2.4. Rescisão

2.5. Aditivo Renovação

2.6. Proposta

2.7. Trâmite

C. Aba Despesas Autorizadas

Nessa aba cadastramos as regras de faturamento das despesas (debites).

3. Tipo de Despesas Autorizadas:

3.1. Despesas Livres: Com essa opção, todas as despesas lançadas para esse contrato serão faturadas com o valor informado no debite, sem nenhum tipo de validação ou restrição.

3.2. Todas Livres Respeitando a Lista: Marcando essa opção poderá ser configurada ações especificas para as despesas, e as despesas que não forem lançadas na lista serão faturadas como livres.

Observação – Ação:

  • As despesas com ação Permitida, poderão ter seus valores de limite configurados
  • As despesas com ação Não Cobrar, poderão ter o debite lançado, porém não será cobrado do cliente
  • As despesas com ação Bloqueadas, terão o lançamento do Debite Bloqueado.

Observação – Valor é: É possível definir regras para a liberação do valor, sendo:

  • Livre: O valor a ser faturado é o valor igual ao lançamento do Debite.
  • Limite p/ Pessoa Dia: O valor e/ou quantidade de lançamento do advogado é limitado por dia. Após esse limite, o sistema bloqueia a inserção do debite.
  • Limite p/ Pessoa Mês: O valor e/ou quantidade de lançamento do advogado é limitado por Mês. Após esse limite, o sistema bloqueia a inserção do debite.
  • Limite p/ Pessoa Ano: O valor e/ou quantidade de lançamento do advogado é limitado por Ano. Após esse limite, o sistema bloqueia a inserção do debite.
  • Limite por Debite Total: O sistema realiza validação do valor total de debite lançado (Quantidade x valor unitário). Caso tente inserir fora desse limite definido, o sistema bloqueia a inserção e não a permite.
  • Limite por Debite Unitário: O sistema realiza validação do valor unitário de debite lançado, verificando o valor de acordo com o campo unidade da despesa). Caso tente inserir fora desse limite definido, o sistema bloqueia a inserção e não a permite.

3.3. Todas Bloqueadas Menos a Lista: Marcando essa opção poderá ser configurada ações especificas para as despesas, e as despesas que não forem lançadas na lista serão bloqueadas para lançamento.

3.4. Não Cobrar Exceto Lista: Marcando essa opção poderá ser configurada ações especificas para as despesas, e as despesas que não forem lançadas na lista poderão ser lançadas, porém não serão faturadas.

D. Aba Faturamento| Faturamento por Ficha Tempo

O Faturamento de ficha tempo é o faturamento realizado com base nos lançamentos de ficha tempo (Time Sheet) lançadas no sistema.

4. Parametrizações

Algumas funcionalidades do ADVWIN podem ser habilitadas ou desabilitadas conforme necessidade, e para isso, utilizamos parâmetros. Os Parâmetros poderão ser acessados pelo Menu > Arquivo > K Parâmetros > Parâmetros.

4.1. Para que o ADVWIN realize o faturamento conforme as regras de contrato, acesse a Aba Outros e marque o
parâmetro “Usar regras de contrato para Valorar FT´s e Debites” (Figura 1)
4.2. Para que o ADVWIN realize o faturamento conforme Franquia por período, acesse a Aba Customizações e marque
o parâmetro “Permitir utilizar franquia por período no contrato” (Figura 2)

Figura 1
Figura 2

4.3. Em ambas situações (2.1 e 2.2), deverão ser habilitados também parâmetros adicionais na Aba Novos Parâmetros. Após acessar a aba, no campo Valor Texto realize pesquisa pela palavra Contrato. Deverão ser habilitados os parâmetros:
4.3.1. Parâmetro para desconsiderar as fichas sem contrato no cálculo de validação das fichas
4.3.2. Seleciona somente contratos ativos no sistema
4.3.3. Alertar/Bloquear lançamento de debites e FT para contratos
Observação: Para habilitar o parâmetro, selecione a opção Verdadeiro

5. Tipos de Cobrança Ficha Tempo

Acessando o módulo de contratos, na Aba Faturamento, sub aba Ficha tempo, sub aba Dados, é possível estabelecer os tipos de cobrança por ficha tempo, sendo:

5.1. Não Usada: A ficha tempo será gerada por padrão como “Bloqueada” quando for lançada (ou “Não cobrada”, se
o parâmetro de alteração do tipo de status estiver ligado). Nessa hipótese, não se utiliza franquia.

5.2. Faturáveis Valor 0: A ficha tempo será gerada com status “Ok para Cobrança”, mas com valor 0. Nessa
hipótese, não se utiliza franquia.

5.3. Valores Básicos: A ficha tempo será valorada de acordo com o valor da hora registrado no cadastro do advogado. A franquia sempre observa ao valor básico do advogado. Todas as horas lançados participam da franquia, ao menos que sejam bloqueadas.

5.4. Livre Resp. Lista: Caso seja configurado na listagem valor diferente do valor básico para a hora (seja por grupo de advogado ou advogado, Tipo de Serviço ou Setor de Custo), será aplicado este valor. Não sendo configurado, será aplicado o valor básico da hora conforme item 5.3. Todas as fichas tempo participam da franquia, ao menos que sejam bloqueadas.

5.5. Somente Lista: Serão valorados apenas as fichas tempo que obedecerem a configuração da listagem (seja por grupo de advogado ou advogado, Tipo de Serviço ou Setor de Custo). As demais horas serão zeradas. A franquia observa apenas o valor da lista e pode aplicar o valor básico do advogado (para registros fora da lista) dependendo do tipo de franquia. Todas as fichas tempo participam da franquia, ao menos que sejam bloqueadas.

6. Tipos de Franquia de Ficha Tempo

Acessando o módulo de contratos, na Aba Faturamento, sub aba Ficha tempo, sub aba Faturamento, é possível estabelecer os tipos de cobrança por ficha tempo, sendo:

6.1. Sem: Não considera nenhum limite ou valor diferenciado, cobrando ou bloqueando normalmente as fichas tempo, aplicando os valores de horas especificados na aba “Dados”.

6.2. Teto Mensal: Considera um valor ou um número de horas teto para utilização mensal do cliente, considerando que o valor lançado individualmente corresponde a configuração do Tipos de Cobrança (Item 5).

6.3. Carência (mensal): Considera quantidade de horas ou valor de franquia mensal para o cliente, ou seja, as horas dentro da franquia não serão cobradas dentro do mês, porém a sobra não será acumulada para o mês seguinte.

6.5. Setor de Custo (Mensal): Considera quantidade de horas mensal para o cliente por setor de custo da pasta, cujo limite pode variar por setor de custo.

6.6. Total por Serviço (Franquia): Considera quantidade de horas ou valor de franquia para o cliente. Essa franquia dura por tempo indeterminado, portanto ela não reinicia mensalmente e nem acumula horas. Após o estouro da franquia passa a cobrar normalmente as horas.
Caso esteja estipulado um valor por tipos de serviços na aba “Dados” (por exemplo ACOMPANHAMENTO, CONSULTORIA etc.), ocorrendo o estouro da carência, o ADVWIN começa a valorar qualquer a ficha tempo lançada com o respectivo serviço de acordo com o valor estipulado na aba dados do contrato. Caso o tipo de serviço lançado na Ficha Tempo não esteja dentre os tipos de serviços da franquia, o ADVWIN realiza a valoração de acordo com a hora do Advogado.

6.7. Teto Total por Serviço: Cobra o valor da hora até que o teto (quantidade máxima de horas ou valor) seja atingido. Após estourar o teto, todo serviço prestado será zerado ou cobrado de acordo com o campo “valor carência”. Não existe determinação de tempo.

6.8. Carência e Teto (Mensal): Quando escolhida esta opção, dois campos de quantidade são abertos. São respectivamente para carência e teto. Exemplo: Contrato possui 5 horas de carência e 20 horas de teto. Então as primeiras 5 horas não serão cobradas. Entre a 5ª hora e a 20ª hora haverá cobrança normal. Após a 20ª hora é cobrado de acordo com o valor da “Carência” estipulado na aba Dados.

6.9. Por meses: Considera um período específico para utilização da franquia de horas. Após estourar o teto, todo serviço prestado será zerado ou cobrado de acordo com o campo “valor carência” da aba Dados, não sendo possível renovar o período.

6.10. Distribuída no Período: Possibilita estabelecer franquia de horas para um período fixo de vários meses de faturamento, informando o período de data inicial, o período de data inicial e data final e a quantidade de horas. Neste caso, será sempre utilizado o mês cheio (do primeiro ao último dia do mês).
Por exemplo: Para o período de data de 01/11/AAAA até 31/11/AAAA um determinado contrato possui franquia de 10 horas. E para o período de 01/12/AAAA até 31/12/AAAA o mesmo contrato possui franquia de 12 horas.
Quando é marcada a opção “Acumula Saldo positivo de um período para outro” o ADVWIN lança para o próximo período o salvo remanescente do período anterior.

6.11. Carência (período flexível): Possibilita estabelecer franquia de horas para um período fixo de diversos meses de faturamento informando o período de data inicial, o período de data inicial e data final e a quantidade de horas. Neste caso, o ADVWIN irá considerar exatamente os dias informados.

6.12. Teto por Pasta: É possível estabelecer teto de horas por pasta vinculada ao contrato.

E. Aba Faturamento| Faturamento Fixo

O Faturamento fixo é o faturamento em valores fixos, podendo ser parcelado ou não no contrato.

7. Parametrizações

Parcelas (01): Indica o número de parcelas que serão geradas no faturamento.

Valor (02): Indica o valor de cada parcela que será gerada.

Venc 1ª Parc. (03): Indica a data referente ao vencimento da primeira parcela do faturamento fixo gerado.

Comp. 1ª Parcela (04): Indica a data referente à competência da primeira parcela do faturamento fixo gerado.

Adicionar a Parcela (05): Indica a cadência da ocorrência das parcelas do faturamento fixo, isso é, se após o 1º vencimento as próximas parcelas terão vencimento cadenciados por dia, mês ou ano, e ao lado, de quanto em quanto tempo será a cadência. Também poderá ser informado se a data de competência acompanha a ocorrência da data de vencimento ou não.

Texto da Fatura (06): Campo de livre digitação que será adicionada a descrição da fatura.

Tipo Lançamento (07): Indica Tipo de lançamento que serão informados nas parcelas geradas.

Setor (08): Indica o setor de custo que será informado nas parcelas geradas.

Rateio (09): Indica um rateio pré-configurado no ADVWIN. (Ver MANUAL DE USO – FINANCEIRO – RATEIO MÚLTIPLOS)

8. Inserindo Parcelas para Faturamento:

Para gerar as parcelas do faturamento fixo configurado, acesse a aba Contas a Pagar/Receber.

Gerar Fat. Fixo (01): Ao selecionar esse botão, o sistema irá gerar todas as parcelas configuradas anteriormente. Todas as parcelas geradas serão apresentadas no GRID abaixo dos botões

Apagar Parcelas (02): Para apagar alguma parcela, selecione uma das faturas geradas e selecione esse botão para apagá-la. Só podem ser apagadas faturas com status aguardando departamento.

Cancelar CPR (03): Para pagar alguma fatura, selecione uma das faturas geradas e selecione esse botão para cancelá-las. Só podem ser canceladas faturas com status aguardando departamento.

F. Aba Faturamento | Faturamento por Projeto/Processo

Nessa tela é possível a configuração de regras para faturamento conforme as informações lançadas dentro do modulo de pastas.

9. Faturamento por Projetos | Valores Fixos:

Nessa tela são configuradas as regras referentes a cobrança pela quantidade de pastas:

Ativos (01): Indica o valor a ser cobrado por pasta com status “Ativa”.

Novos (02): Indica o valor a ser cobrado por pastas novas com data de cadastro dentro do período de pesquisa do faturamento.

Encerrados (03): Indica o valor a ser cobrado por pastas com status “Encerrada” e com data de encerramento dentro do período de pesquisa do faturamento.

Litisconsórico (04): Indica o valor a ser cobrado por pastas com status “Ativa” e que o cliente participa como
litisconsórcio na pasta.

Verificar o cliente participante do Litisconsórcio (05): Para a utilização do item anterior é necessário marcar este paramento para que o sistema faça a pesquisa pelo cliente como litisconsórcio nas pastas.

Só considerar processos principais para contagem (06): Marcando está opção o sistema irá considerar na contagem das pastas somente as pastas que estão definidas como principais, não considerando as pastas dependentes.

Valor máximo por fatura (07): Indica o valor máximo a ser gerado na fatura de cobrança por quantidade de processos do cliente. Se o valor gerado for menor que o informado o sistema efetua a cobrança do valor gerado, ultrapassando o valor o sistema gera a fatura com o seu valor máximo.

Usa data para faturamento (08): Estes campos são referentes ao modulo de correspondente.

Imprimir na nota fiscal (09): Para contratos que possuem regras de cobrança por quantidade e movimentação, essa opção deverá ser selecionada para que no momento do faturamento seja exibido os números dos processos que estão sendo faturados.

Em conjunto dessa marcação, também se deverá marcar no momento do faturamento a opção: “Gerar um lançamento por processo” e “Detalhar processo”.

10. Faturamento por Projetos | Movimentações:

Na aba Faturamento por projeto, em seu GRID, é possível configurar regras para cobrança sobre as movimentações inseridas na pasta ou a alteração da fase das pastas.

Após selecionar o tipo Movimentação, a tela se adaptará para lançamento das movimentações:

10.1 Movimentação: Indica a movimentação base para a regra de faturamento.
10.2. Com a Decisão: Indica, se houver, decisão da movimentação para a regra de faturamento.
10.3. Valor: Indica qual o valor (. )
10.4. Valor é: Indica se o valor informado no campo anterior se refere a valor ou percentual.
10.4.1. Se Valor: a tela se mantém (continua item 10.5)
10.4.2. Se Percentual: A Tela se adapta para lançamento da origem do lançamento, podendo ser:

10.4.2.1. Movimentação: Será calculado o valor percentual sobre o valor inserido no campo “Valor”
da movimentação.
10.4.2.2. Projeto Pedido: Será calculado o valor percentual sobre o valor inserido no campo “Valor”
da movimentação.
10.4.2.3. MOV\FAIXA_SOB_MOV: Será calculado o valor percentual sobre a soma do campo “Valor”
de todas as movimentações do tipo definido na regra inseridas na pasta.
10.5. Tipo de Processo: Indica o tipo do processo em que será aplicado a regra de faturamento, deixando o campo em branco a regra será aplicado a todos.
10.6. Faixa de Valor Inicial e Valor Final: Indica restrição de valores na regra baseada no valor da Causa da Pasta.

Exemplo: Duas regras cadastradas, uma em que fatura 5% do valor da movimentação se o valor da causa for entre 0 e 100 mil e outra faixa em que calcula 4% do valor da movimentação se o valor da causa for entre 10000,01 e 9 trilhões.
O sistema verifica em qual faixa se encaixa a regra e calcula o percentual configurado

11. Faturamento por Projetos | Alteração de Fase:

Na aba Faturamento por projeto, em seu GRID, é possível configurar regras para cobrança sobre as movimentações inseridas na pasta ou a alteração da fase das pastas.

Após selecionar o tipo Fase projeto, a tela se adaptará para lançamento das movimentações:

11.1. Fase: Indica a fase base para a regra de faturamento
11.2. Valor: Indica qual o valor a ser faturando, podendo ser valor ou percentual conforme item 11.3
11.3. Valor é: Indica se o valor informado no campo anterior se refere a valor ou percentual.
11.3.1. Se Valor: a tela se mantém (continua item 11.4)
11.3.2. Se Percentual: A Tela se adapta para lançamento da origem do lançamento, podendo ser:

11.3.2.1. Movimentação: Será calculado o valor percentual sobre o valor inserido no campo “Valor”
da movimentação.
11.3.2.2. Projeto Pedido: Será calculado o valor percentual sobre o valor inserido no campo “Valor”
da movimentação.
11.3.2.3. MOV\FAIXA_SOB_MOV: Será calculado o valor percentual sobre a soma do campo “Valor”
de todas as movimentações do tipo definido na regra inseridas na pasta.
11.4. Tipo de Processo: Indica o tipo do processo em que será aplicado a regra de faturamento, deixando o campo em branco a regra será aplicado a todos.
11.5. Faixa de Valor Inicial e Valor Final: Indica restrição de valores na regra baseada no valor da Causa da Pasta.

12. Condições:

Para cobrança por processos ativos é possível configurar condições para esse tipo de faturamento, sendo:

12.1. Setor de Custo (01): Informe o setor de custo para restrição da regra de cobrança por processos ativos.
12.2. Valor (02): Informe o valor a ser cobrado.
12.3. Franquia (03): Informe a quantidade de processos que estarão em franquia e que não serão cobrados.
12.4. Tipo do Projeto/Processo (04): Informe o tipo de projeto/processo para restrição da regra de cobrança.
12.5. Faixa Acumulativa (05): Selecione o tipo de faixa que será utilizada para a regra seguindo da seguinte forma as faixas:
12.5.1.NORMAL – O valor especificado na condição, de acordo com os limites estipulados é multiplicado pelo número de processos que se encaixam na regra.
12.5.2. FAIXA ACUMULATIVA – No ato do faturamento são utilizados os valores especificados nas condições de acordo com a faixa de processo e o resultado é obtido pelo número de processos que se encaixam na regra.
Exemplo: Valor = R$100,00, Proc. entre 1 e 50 e R$150,00 Proc. entre 51 e 100, havendo 60 pastas cadastradas no sistema será cobrado 50 pastas multiplicado por R$100,00 e 10 pastas multiplicando por R$150,00, totalizando um valor de R$6500,00.
12.5.3. FAIXA DE PROCESSOS – É cobrado o valor único especificado na condição de acordo com os limites estipulados.
Exemplo: Valor = R$100,00, Proc. entre 1 e 50, será cobrado o valor único de R$100,00 pelos 50 processos cadastrados.
12.6. Proc. Entre (06): Informe a faixa de processos inicial.
12.7. E (07): Informe a faixa de processos final.

Para cada regra configurada é possível definir a regra de exceção de tipos de projeto/processo que não entrara na regra, informe no seguinte campo abaixo:

13. Faturamento Mínimo:

O Faturamento miminho permite que o escritório cadastre e controle o contrato que possui valor mínimo de recebimento pelo período que o contrato tenha ficado no escritório, caso esse valor não tenha sido atingido pelos faturamentos mensais.

Exemplo: Contratualmente o escritório informa que cobrará R$ 1.000,00 pelo processo, considerando faturamento mensal por pasta ativa de 200,00.
Se o processo ficar ativo no escritório por 2 meses e for retirado/encerrado, em sua totalidade o escritório terá faturado R$ 400,00 no processo, sobrando salvo de R$ 800,00 a ser cobrado pelo processo.
Se o processo ficar ativo no escritório por mais de 5 meses e for retirado/encerrado no 6º Mês não haverá saldo.

13.1. Descrição: Indica o nome para o cadastro do Faturamento mínimo
13.2. % Desconto: Indica se será dado desconto no saldo
13.3. Valor mínimo a faturar: Indica o valor mínimo que deverá ser faturado pela permanência do contrato. Com essa opção, o saldo é debitado conforme as demais regras de contrato
13.4. Período Mínimo a faturar (MESES): Indica o período mínimo que deverá ser faturado considerando as regras lanças em valores (Item 13.6)
13.5. Fat. Garantido: Indica se a cobrança do saldo será realizada mensalmente, mantendo a cobrança em parcelas no valor fixo ou se será cobrado o Salvo em uma única vez.
13.6. Valores: Indica os valores que serão cobrados no contrato por período, podendo ser cadastrado mais de um valor para o período estipulado.
13.7. Condições de Faturamento: Possibilita aplicar condições para a cobrança do mínimo garantido, sendo:
13.8. Setor de Custo:
13.9. Tipo de Projeto/Processo:
13.10. Cidade:
13.11. UF:
13.12. Tribunal:

G. Aba Faturamento | Faturamento por Serviço

Nessa aba são configurados os faturamentos por Serviço. O tipo de serviço é lançado do Debite.

Tarefa (01): Indica o tipo de tarefa que deseja configurar a regra.

Quant. Min. (02): Indica a quantidade mínima que deverá ser lançada dessa tarefa.

Quant. Máx. (03): Indica a quantidade máxima que poderá ser lançada dessa tarefa.

Valor (04): Indica o valor referente a cada tarefa.

Observação: Caso, no momento da inserção do serviço, a quantidade for menor que a configurada no campo 2 ou maior que a configurada no campo 3, o serviço será gerado com valor 0, a não ser que a opção de Valoração de tarefas livre, esteja selecionado. Nesse caso o serviço será faturado no valor que o usuário informar no momento da inserção do debite.

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