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Manual Administração – Parâmetros

1. Objetivo do Documento

Este manual tem o intuito de orientar o Usuário na utilização da tela de parâmetros do sistema Advwin, que possibilita várias configurações necessárias para o regular funcionamento de diversos módulos do software, bem como a alteração do comportamento padrão.

A utilização de alguns parâmetros é extremamente aconselhável e será identificada com o símbolo.

2. Acesso ao Módulo

O acesso à tela de Parâmetros é feito pelo seguinte caminho:

O módulo é dividido em diversas abas, cada um com conjunto de parametrizações diferentes. Algumas parametrizações são antigas e não são mais necessárias ou recomendadas pela equipe TWT, de forma que não serão tratadas no presente Manual.

3. Abas do Módulo

3.1 Texto

Esta aba possui configurações voltadas para o módulo financeiro e para o módulo jurídico.

a) Grupo Lançamentos: este grupo serve como padrão para o sistema fazer a inclusão no financeiro dos tipos de lançamentos respectivos para cada forma de faturamento: retenção de imposto, separação de juros e faturamento de despesas reembolsáveis (debites).

  1. Juros a Receber: informe aqui qual é o tipo de lançamento que o sistema automaticamente irá atribuir quando for lançado na baixa de contas a receber o valor de juros;
  2. Juros a Pagar: informe aqui qual é o tipo de lançamento que o sistema automaticamente irá atribuir quando for lançado na baixa de contas a pagar o valor de juros;
  3. Reembolso de Despesas: informe aqui qual é o tipo de lançamento que o sistema automaticamente irá atribuir quando for gerar um faturamento de reembolso (debite);
  4. Comissão de Vendas: informe aqui qual é o tipo de lançamento que o sistema automaticamente irá atribuir quando for gerar uma comissão;
  5. Venda (Grupo): informe aqui qual é o grupo do tipo de lançamento que o sistema irá atribuir como faturamento (receita);
  6. Venda no País (DEFAULT): informe aqui qual é o tipo de lançamento que o sistema automaticamente irá atribuir quando for gerar uma Fatura de Ficha Tempo;
  7. Venda Externa (DEFAULT): informe aqui qual é o tipo de lançamento que o sistema automaticamente irá atribuir quando for gerar uma Fatura de Ficha Tempo no exterior;
  8. Retenção (Grupo): informe aqui qual é o grupo dos tipos de lançamentos que o sistema automaticamente irá calcular a retenção de impostos – associada à regra de retenção que é levando em conta: mesma data ou dentro do mês de competência, CNPJ/CPF no código do cliente;
  9. Pagamento de diligência: informe aqui qual é o tipo de lançamento que o sistema automaticamente irá atribuir quando for gerar um faturamento de diligência (módulo correspondente).

b) Defaults:

  1. Banco: este parâmetro é usado nas impressões de boletos bancários, assim o banco utilizado na impressão do boleto será o banco definido neste parâmetro. Existem impressões de boleto bancários nas seguintes telas: Faturamento, Contas a Pagar/Receber e Nota Fiscal;
  2. Centro: no faturamento de debites quando for gerado uma CPR e o setor de custo não tenha sido especificado, ele grava na CPR o setor de custo definido neste parâmetro. (Parâmetro não utilizado).

c) Automático: este grupo serve para fazer o lançamento financeiro a pagar da comissão gerada de forma automática pelo sistema, habilitar também o campo (Dia(s) para pagamento de comissão).

  1. Gerar Comissão: ao ser marcada a opção e após inclusão dos beneficiários nos contratos e seus valores o sistema irá gerar automaticamente o lançamento a pagar com status aguardando departamento que só é liberado após o recebimento da fatura que originou a comissão;
  2. Dia(s) para pag. de Comissão: no sistema existe uma função que cria uma CPR do tipo “a pagar” com o tipo do documento “COM” com o intuito de gerar uma comissão e insere na data de vencimento deste documento a data que estiver preenchida neste parâmetro.

d) Código Cliente: neste grupo serve para definição de como será a validação dos códigos de cliente, advogado e outra parte dentro do sistema.

  1. CNPJ/CPF-DV: valida o campo código se está de acordo com a regra de CPF ou CNPJ;
  2. CÓDIGO COMPOSTO: o código é composto de grupos e subgrupos (usa ponto no final para dizer que é grupo);
  3. SEM CHECAGEM: aceita o cadastro de qualquer tipo de caractere no campo código.

e) Verificação de prazos não lidos

Exibir mensagem (marcando esta opção o Advwin mostra tela de mensagem no canto direito inferior informando que existem prazos não lidos e permite listá-los caso deseje).

Tempo entre verificações (minutos) – este parâmetro permite determinar de quanto em quanto tempo o sistema irá listar a janela de prazos não lidos.

f) Tempo mínimo para lançamento de Ficha Tempo

Tempo em minutos – delimita quantidade mínima aceita para lançamento de ficha tempo.

g) Bloqueia FT a partir do dia

Bloqueia os usuários de nível inferior a P6 a lançarem ficha tempo com data inferior. Proíbe que usuários com nível inferior a P6 cadastre ou atualize uma FT com data retroativa ao dia marcado no respectivo.

3.2. Outros

a) Últimos números e datas: este grupo serve para a inserção e atualização das numerações automáticas do sistema e bloqueios no sistema por período de datas.

  1. Última fatura: o sistema busca o número da última fatura (quando fizer o faturamento de ficha tempo ou debite) gerada pelo sistema ou uma CPR numerada utilizando o botão “Numerar fatura”.
  2. Último CPR: o sistema busca o número da última CPR, quando fizer um lançamento a receber ou a pagar o sistema permite que se faça uma numeração automática utilizando o botão “Numerar Geral”.
  3. Valor Max Aprov CPR: se o valor for maior que o valor do lançamento financeiro ou não houver valor no parâmetro ou limite de perfil valor igual ou superior, a D7R7 ou D7M7 consegue fazer a liberação no financeiro (liberar p/ baixa, departamento). Acima do valor definido, somente diretoria (nível 7) conseguirá fazer a liberação.
  4. Dt. Bloqueio Financeiro: o sistema bloqueará cadastro de lançamentos financeiros (a pagar / a receber) com data de competência anterior a data do parâmetro. Bloqueará também baixa com data inferior à data do parâmetro. O mesmo acontecerá com ficha tempo e o debite, o sistema não permitirá o cadastro destes com data inferior à data do parâmetro. Ou seja, aborta a operação caso a data do registro seja superior à data digitada no parâmetro nas seguintes telas:
    (Tela CPR) na inserção, edição, apagar baixa
    (Tela Baixa de Conta) ao realizar a baixa de conta.
    (Tela Baixa de Conta/Faixa) ao realizar a baixa de conta.
    (Tela Lançamento de crédito/débito em conta corrente)
    (Tela de pagamento de debite, gerando uma cpr).
  5. Dt. Bloq. Competência: bloqueia lançamentos financeiros com data de competência inferior a data especificada.
  6. Dt. Bloq. Ficha Tempo: bloqueia o lançamento de fichas tempo com data anterior à especificada.
  7. Último Cheque: ao realizar a baixa de uma conta o sistema verifica se o tipo do documento for “CH” e do tipo P “a pagar”, ele associa o NUMDOC (número do documento) ao número do parâmetro incrementado de uma unidade e consequentemente o valor do parâmetro é atualizado.
  8. Dt. Bloqueio Produção: bloqueia a inserção tanto de ficha tempo quanto de debite com data anterior a especificada.
  9. Última Nota Fiscal: último número de NF gerada no sistema.
  10. Dt. Bloq. Debite: bloqueia o lançamento de debite com data anterior a especificada.

b) Alíquota de impostos

Neste grupo são definidos os valores (em percentual) da alíquota de impostos que o escritório paga (aplicado para provisão de impostos). Se você não sabe quais percentuais informar nestes campos, verifique com sua contabilidade quais os percentuais de alíquotas para cálculo da provisão de imposto.

É possível realizar esta configuração por Unidade, dentro do Módulo de Unidades.

c) Retenção de impostos: neste grupo informe os percentuais dos impostos que serão aplicados nas faturas (contas a receber) estes percentuais serão entendidos no sistema como retenção padrão, caso não esteja habilitado o parâmetro de retenção por unidade ou como retenção específica definida no cadastro do cliente.

  1. Valor Limite p/Ret.: valor máximo que será cobrado somente o IR dentro da regra de retenção que é (maior que R$666,66 para reter). Acima do valor inserido no campo a retenção será aplicada para os impostos: PIS, COFINS, CSLL, conforme regra de retenção. Valor a ser inserido pode ser R$ 215,00.
  2. Ret. Sobre Dt.Baixa e Mov. Mês.Cont a pagar: aplica a retenção quando ocorrer a baixa do lançamento financeiro aplicando–se sobre a data de baixa e mês de competência (todo o mês) no contas a pagar. Como funciona considerando valor limite de R$ 5000,00.

    Exemplos:
    1 – Lançamento 1 – R$200,00 baixado (valor não aplica retenção);
    Lançamento 2– R$5.000,00 – Retenção será sobre valor total – R$5.200,00 – IR – R$78,00 / CSLL – R$52,00 / COFINS – R$156,00 / PIS –R$33,80

    2 – Lançamento 1 – R$4.000,00 – Liberado p/ Baixa – Retenção sobre valor – IR – R$60,00.
    Lançamento 2- R$5.500,00 – Retenção será sobre valor – IR – R$82,50 / CSLL – R$55,00 / COFINS – R$165,00 / PIS –R$35,75

    3 – Lançamento 1 – R$4.000,00 – baixado – Retenção sobre valor – IR – R$60,00.
    Lançamento 2- R$5.500,00 – Retenção será sobre valor total – R$9.500,00 – IR – R$82,50 / CSLL – R$95,00 / COFINS – R$285,00 / PIS –R$61,75

    Contas a Pagar:
    Soma os valores das baixas por fornecedor e tipo de lançamento, dentro de um mesmo mês, para verificar se alcança os valores mínimos de retenção de impostos.
    Quando MARCADO, para cálculo da retenção de impostos, se baseia no mês/ano da data de programação do CPR (quando DESMARCADO, o sistema se baseia na data de competência).

    Contas a Receber:
    Soma os valores dos lançamentos por cliente e tipo de lançamento em um mesmo dia, para verificar se alcança os valores mínimos de retenção de impostos.
    Quando MARCADO, para cálculo da retenção de impostos, se baseia no mês/ano da data de programação do CPR (quando DESMARCADO, o sistema se baseia na data de competência).

    Se este campo for habilitado, outra aba será apresentada, a aba “Retenções”, conforme a tela explícita abaixo

Nesta aba serão cadastrados os tipos de lançamentos que não serão utilizados como base para a retenção de impostos para as contas a pagar.

  1. Ret. Sobre Mov. Mês Contas a Receber: aplica a retenção de impostos de acordo com o mês de competência no contas a receber, se a opção mantiver desmarcada, o sistema fará a retenção apenas quando a data de competência for igual, ou seja, mesmo dia, mês e ano. Com a opção marcada o sistema considera apenas o mês e ano da data de competência.
    Atenção o sistema aplicará a retenção somente após os lançamentos atingirem o valor acima do VALOR LIMITE P/ RET e na ordem de lançamento, atenção que a data de digitação indicará qual é o lançamento mais recente.
  1. Ret. Contas a Pagar pelo mês de vencimento: esta opção configura o sistema para relacionar os lançamentos, do contas a pagar, de forma que ele irá verificar todos os lançamentos de um MESMO MÊS para realizar o cálculo de retenção de impostos.

Exemplo:

Lançamento 1 – R$ 200,00 – Cliente “X” Data de Vencimento: 15/07/2012 –
Total acumulado Cliente “X” = R$200,00
Retenção = 0

Lançamento 2- R$ 2500,00 – Cliente “X” – Data de Vencimento: 10/07/2012 –
Total acumulado Cliente “X” = R$2700,00
Retenção = IR lançamento 2 + ISS
*ISS retido dependendo do cliente

Lançamento 3 – R$ 2301,00 – Cliente “X” Data de Vencimento: 20/07/2012 –
Total acumulado Cliente “X” = R$5001,00
Retenção = IR lançamento 3 + IRRF + CSLL + COFINS + PIS + ISS + INSS
*ISS retido dependendo do cliente

Se este campo for habilitado, outra aba será apresentada, a aba “Retenções”, conforme a tela explícita no item 2.

  1. Retém impostos por unidade: o sistema aplicará a retenção de impostos baseando-se, também, de acordo com a unidade. Ou seja, se, por exemplo, um escritório possui duas unidades, uma em São Paulo e outra em Belo Horizonte, se os valores de lançamentos da unidade São Paulo, ultrapassarem os R$5.000,00 a retenção não será aplicada nos lançamentos da unidade Belo Horizonte, se os desta não ultrapassaram os R$5.000,00.

Se este campo for habilitado, haverá esta diferenciação de unidades.

Caso não seja habilitado, não haverá a diferenciação de unidades.

6. Considera somatório de faturas para reter o IR: o sistema irá aplicar a retenção do IR baseado na soma das faturas com data de competência do mesmo mês.

d) Controle de pastas/processos

  1. Path arquivo de importação de andamentos processuais: local onde por padrão ficam os arquivos de andamentos processuais a serem importados pelo sistema, porém não ausenta o usuário de ter que selecionar exatamente qual arquivo deseja importar quando for realizar o processo de importação.
  2. Valor das pastas
    Não Checar: sistema não realiza nenhuma checagem ao cadastrar pastas e objetos
    Checar: Envia mensagem informando que a soma dos valores dos objetos é diferente do valor da causa/projeto. Mas não altera o valor da causa/projeto. Atenção: esta checagem só ocorre quando se edita algum campo na aba complemento da pasta e grava.

Atualizar do Objeto: Sistema desabilita a edição do campo Valor Causa/Projeto da aba Complemento e aguarda inserção de um valor para o objeto, após o cadastro dos valores na aba objeto o sistema apresente a mensagem abaixo:

Clicado em sim, o sistema soma o campo valor para todos os objetos da pasta e coloca a soma no campo Valor Causa/Projeto. E soma também o valor do campo Valor Provável e coloca a soma no campo Valor Provável da aba Processo, pois este fica desabilitado para edição. Soma também quando inserido os campos Valor Arbitrado e Valor Final, oriundos de objetos, e aplica a soma nos respectivos campos da aba Processo.

d) Parâmetros pastas

  1. Processos/Proj. podem ser alterados: habilita alterações nas pastas/processos quando marcado.
  2. Permite FT’s sem Ident. Proj/Proc.: com esta opção marcada, o sistema permitirá a inserção de Fichas Tempo sem vínculo a pasta, se desmarcar o sistema não permitirá que seja cadastrada ficha tempo sem a seleção de uma pasta.
  3. Permite Debite sem Ident. Proj/Proc.: permite o cadastro de debite sem vínculo a pasta, se desmarcada o sistema não permitirá que seja cadastrado um debite sem a seleção de uma pasta.
  4. Mostra valor de FT para Advogado: o campo valor da ficha tempo fica visível para advogados (nível P4) quando esta opção está ativada, quando desmarcada somente quem tem permissão acima de P4 e acesso ao financeiro poderá visualizar o campo valor da ficha tempo.
  5. Só arquivo controla status da pasta: o status da pasta passa a ser controlado pelo controle de arquivo (Menu Movimentação > B Controle de Arquivos), desabilita para edição da aba complemento no cadastro de pastas/processos o campo Status do Arquivo e somente usuário com nível de acesso ao arquivo poderá trabalhar com o status da pasta pelo caminho acima descrito.
  6. Faturar só debites já acertados: com esta opção habilitada, somente os debite que foram pagos no sistema poderão ser faturados.
  1. Aumenta seg. do Debite/Ficha tempo: quando este parâmetro estiver marcado, a segurança nas telas de Debite e Ficha Tempo será aumentada, da seguinte forma:
  • Debites: A aba Dados ficará desabilitada se o debite foi pago e o usuário não tem acesso caso esteja com o perfil abaixo de um dos três níveis: D5(Administração) ou P6 (Produção) ou R5(contas a receber) – ou seja, basta ter acesso a uma (1) das três permissões com níveis iguais ou acima que ele verá o debite pago.
  • Debites: Ao abrir esta tela, o sistema seleciona alguns debites e os apresenta sem necessidade de pesquisa. Com este parâmetro MARCADO, isso não ocorrerá mais. A tela será aberta sem debites e será obrigatório fazer alguma pesquisa.
  • Ficha Tempo: Ao abrir esta tela, o sistema seleciona algumas FT’s e as apresenta sem necessidade de pesquisa. Com este parâmetro MARCADO, isso não ocorrerá mais. A tela será aberta sem FT’s e será obrigatório fazer alguma pesquisa.
  1. Outra parte obrigatória: este parâmetro trabalha em conjunto com os parâmetros “Setor de custo obrigatório” e “Setor de custo da outra parte”.

    No parâmetro “Setor de custo da outra parte” informa-se um ou mais setores de custos (separados por ;). Caso nada seja informado, será considerado * = todos.

    Quando os parâmetros “Outra parte obrigatória” e “Setor de custo obrigatório” estiverem marcados e o setor de custo da pasta estiver no parâmetro “Setor de custo da outra parte”, o sistema habilitará um campo chamado “Cód. Outra parte” na tela de Pastas / aba Pastas, onde deverá ser informado o código da outra parte (será gravado no campo OutraParte_Tab da tabela Jurid_Pastas). Nesse caso, o campo texto “Outra(s) Parte(s)” ficará desabilitado e será automaticamente preenchido com informações da outra parte selecionada, como por exemplo: data de nascimento, carteira de identidade, endereço, telefone, etc.
  2. Setor de custo obrigatório: este parâmetro trabalha em conjunto com os parâmetros “Outra parte obrigatória” e “Setor de custo da outra parte”.

    No parâmetro “Setor de custo da outra parte” informa-se um ou mais setores de custos (separados por ;). Caso nada seja informado, será considerado * = todos.

    Quando os parâmetros “Outra parte obrigatória” e “Setor de custo obrigatório” estiverem marcados e o setor de custo da pasta estiver no parâmetro “Setor de custo da outra parte”, o sistema habilitará um campo chamado “Cód. Outra parte” na tela de Pastas / aba Pastas, onde deverá ser informado o código da outra parte (será gravado no campo OutraParte_Tab da tabela Jurid_Pastas). Nesse caso, o campo texto “Outra(s) Parte(s)” ficará desabilitado e será automaticamente preenchido com informações da outra parte selecionada, como por exemplo: data de nascimento, carteira de identidade, endereço, telefone, etc.
  3. Aumenta seg. Bloqueio de pastas/processos: aumenta o nível de acesso requerido para bloquear pasta de P4 para P5.
  4. Limitar acesso Adv. às pastas do seu Setor: faz com que o advogado tenha acesso somente as pastas que forem a mesma que seu setor de custo, preenchido no cadastro de advogado
  5. Apagar debites após exportar: apaga debites que foram exportados, após realizar esta operação.
  6. Filtra advogados correspondentes: ao marcar esta opção e no cadastro de advogados a opção de correspondente estiver marcada o sistema irá filtrar para aparecer somente estes advogados nos campos Advogados Correspondentes e Est. Correspondente Substabelecidos.
  7. Obriga o uso de contratos na pasta: habilitado este parâmetro, o sistema não permitirá a inserção de uma pasta sem que um contrato esteja vinculado a ela.
  8. Usa sistema de cobrança de títulos: habilita o menu Utilidades – 6 –Títulos e seus subtítulos
    Este módulo serve para fazer acompanhamento de títulos de cobranças quando houver este tipo de serviço no cliente; O sistema apenas importa os dados para acompanhamento, e permite ao usuário editar os dados da fatura atualizando o valor.
  9. Usa sistema de distribuição de processos: habilita a inserção de distribuições dentro da tela de processos, e trabalha utilizando a opção de distribuição atual da pasta.
  10. Vínculo de cliente ao setor de custo: habilita o campo de setor de custo no cadastro do cliente. Toda pasta, ficha tempo e debite inseridos para este cliente terão o setor previamente informado, mas ainda assim permite a alteração para outro setor de custo.
  11. Liberar digitação de retenção de impostos: com esta opção ativa é possível digitar manualmente os impostos a reter de uma CPR. Botão para a opção só será habilitado para usuários com permissões nos seguintes perfis M6 (Contas a Pagar ou R6 (contas a receber).
  12. Confirmar edição de debites: obriga o usuário a clicar no botão “Editar” para fazer qualquer alteração em um debite. Desmarcada basta digitar sobre um campo e alterá-lo em seguida gravar que o debite é editado.
  13. Questionar cobrança de debites para clientes: usado no Pagamento de Debites: quando o debite a ser pago for do Advogado logado no sistema e este parâmetro estiver marcado, ao gerar CPR, o sistema fará a seguinte pergunta ao usuário:

    “Deseja marcar estes debites como cobrados do Cliente também? (Se sim, os debites não mais poderão ser faturados para o cliente)”.

    Optando por Sim, o Status do debite será setado para 1 (em cobrança) na tabela Jurid_Debite.

    Optando por Não, o Status do debite não será alterado no processo de pagamento de debites.
  14. Setor de custo da outra parte: este parâmetro trabalha em conjunto com os parâmetros “Outra parte obrigatória” e “Setor de custo obrigatório”.

    No parâmetro “Setor de custo da outra parte” informa-se um ou mais setores de custos (separados por ;). Caso nada seja informado, será considerado * = todos.

    Quando os parâmetros “Outra parte obrigatória” e “Setor de custo obrigatório” estiverem marcados e o setor de custo da pasta estiver no parâmetro “Setor de custo da outra parte”, o sistema habilitará um campo chamado “Cód. Outra parte” na tela de Pastas / aba Pastas, onde deverá ser informado o código da outra parte (será gravado no campo OutraParte_Tab da tabela Jurid_Pastas). Nesse caso, o campo texto “Outra(s) Parte(s)” ficará desabilitado e será automaticamente preenchido com informações da outra parte selecionada, como por exemplo: data de nascimento, carteira de identidade, endereço, telefone, etc.

f) Continuação parâmetros

  1. Bloquear tabelas adm. para a filial: quando este parâmetro está marcado, algumas operações do sistema só podem ser feitas pelo Administrador (nível D7).
    Seguem estas operações:
  • Menu Arquivos/Operações: salvar e deletar
  • Menu Arquivos/Unidades: salvar e deletar
  • Menu Arquivos/Setores de Custo: salvar e deletar
  • Menu Arquivos/Tipos de Debites: salvar e deletar
  • Menu Arquivos/Tipos de Lançamentos: deletar
  • Menu Arquivos/Processos-Pastas/Varas/Varas: deletar
  1. Usar regras de Contratos para Valorizar FT’s e Debites: aplica as regras definidas no contrato para valorar fichas tempo e debites.
  2. Remover CNPJ de Faturas e Recibos: retira o CNPJ do escritório em faturas e recibos. CNPJ do cliente permanece.
  3. Ficha Tempo Simplificada: o habilitar este campo, no momento de inserir uma ficha tempo, menos campos serão apresentados, conforme telas comparativas abaixo.

    Sem o parâmetro habilitado.

Com parâmetro habilitado.

  1. Gera faturas de FT’s e Debite com rateio: muda a forma de gerar as Faturas de Ficha Tempo e de Debite, quando esta opção estiver desmarcada o sistema ao gerar a fatura de ambos os casos criará vários lançamentos no contas a receber conforme a quantidade de setores de custo existentes nas fichas tempo ou debites. Com a opção marcada o sistema gera apenas um lançamento financeiro com o rateio dos setores de custos das fichas tempo ou debite inserido na aba complemento no campo rateio.
  2. Notificar quando o serviço for prestado fora do horário: quando este parâmetro está marcado e é lançada uma Ficha Tempo em dia não útil, é apresentada uma mensagem na Descrição da FT “Serviço prestado fora de dia útil”.
  3. Obriga a informação de unidade: força o uso de unidade em FT, debite e faturamentos.
  4. Usar conceito de vara separada (código e número)

Altera a forma de apresentar as Varas no cadastro de Pastas e Processos:

Quando este parâmetro está desmarcado, a Vara é apresentada em um único campo na tela de Pastas / aba Processo.

Quando este parâmetro está marcado, a Vara é apresentada em 2 campos separados na tela de Pastas / aba Processos, sendo um campo para o número e outro para o tipo.

  1. Usar conceito de Pasta confidencial
    Condições:
  • Parâmetro deve estar marcado;
  • O usuário é P6;
  • O usuário é o Responsável ou Advogado Sócio ou está entre os Assinantes ou Advogados Substabelecidos em uma pasta.
    Quando ocorrerem as 3 condições acima, aparece um checkbox chamado “Confidencial” na aba Complemento na tela de Pastas e Processos.
    Quando marca este campo em uma pasta:
  • Ao fazer uma pesquisa na tela de cadastro de Debites, se o usuário NÃO for P6 e este parâmetro estiver marcado, serão selecionados os debites cujas pastas NÃO sejam confidenciais OU sejam confidenciais mas o usuário corrente seja o Responsável ou Advogado Sócio ou está entre os Assinantes ou Advogados Substabelecidos da pasta.
  • Ao fazer uma pesquisa na tela de cadastro de Ficha Tempo, se o usuário NÃO for P6 e este parâmetro estiver marcado, serão selecionadas a FT’s cujas pastas NÃO sejam confidenciais OU sejam confidenciais mas o usuário corrente seja o Responsável ou Advogado Sócio ou está entre os Assinantes ou Advogados Substabelecidos da pasta.
  • Ao imprimir o relatório de Pastas e Processos, se o usuário NÃO for P6 e este parâmetro estiver marcado, serão impressas as pastas que NÃO forem confidenciais OU forem confidenciais, mas o usuário corrente for o Responsável ou Advogado Sócio ou estiver entre os Assinantes ou Advogados Substabelecidos da pasta.
  • Ao gerar um relatório no Gerador de Relatórios, se o usuário NÃO for P6 e este parâmetro estiver marcado, serão impressas as pastas que NÃO forem confidenciais OU forem confidenciais, mas o usuário corrente for o Responsável ou Advogado Sócio ou estiver entre os Assinantes ou Advogados Substabelecidos da pasta.
  1. Exibir posição de faturas no CRM: na aba CRM do cadastro de clientes é habilitada uma aba de “posição de faturas”. Nesta aba é possível ver todas as faturas de tal cliente, seu status e valor, bem como outras informações. Não há controle de acesso.
  2. Emitir fatura no endereço de cobrança do cliente
    As faturas serão emitidas no endereço de cobrança do cliente, cadastrado na aba complementos. Por que marcar esta opção se já é de padrão o sistema fazer isto?

    Na impressão da fatura a partir da tela de CPR, nos relatórios modelo Word ou na impressão de Fatura normal (clique dos botões “Preview Fat” ou “Imprime Fat”), sai sempre o endereço do cliente. Caso este parâmetro esteja marcado, sai o endereço de cobrança do cliente. Funciona assim também para fatura em inglês.

3.3. Relatórios

a) Coordenadas para Gráfico: neste grupo são inseridas as coordenadas de tamanho da logomarca a fim de exibição nos relatórios e faturas.

  1. Topo: informe o valor em milímetros da distância da logo para o topo da página.
  2. Altura: informe o valor em milímetros da altura da imagem.
  3. Esquerda: informe o valor em milímetros da distância da logo para a margem esquerda da página.
  4. Largura: informe o valor em milímetros da largura da imagem.

Observação: Para que a logomarca apareça no lado esquerdo e no topo da página, sugerimos que esteja parametrizada com o Topo: 5, Esquerda: 5, Altura: 50 e Largura: 115.

b) Uso do gráfico: neste grupo é possível definir como será a exibição da logo nos relatórios e faturas.

  1. Não Usar: marcando este item não será exibida a logo e apresentará somente o nome do escritório nos relatórios e faturas.
  2. Graf + Nome: marcando este item será exibida a logo e nome do escritório nos relatórios e faturas.
  3. Só Gráfico: marcando este item será exibida somente a logo nos relatórios e faturas.

c) Coordenadas para títulos

  1. Altura: informe a distância em mm da logo para o título no relatório.

d) Linhas Extras – Rodapé de fatura

Em “Linhas extras – rodapé de faturas” será cadastrado, caso requerido, textos a serem apresentados nas faturas geradas, o texto informado será exibido conforme abaixo.

e) Exibir grupo do advogado em Fatura de Ficha Tempo

Marcando este item, informará, nas faturas de fichas tempo geradas, o grupo do advogado, conforme cadastro do advogado na aba “Complementos”, a qual a ficha tempo está vinculada. Conforme é possível de visualizar na tela abaixo, grifado também vermelho.

3.4. Adicionais sobre hora Básica

a) Percentual de acréscimo para fins de semana e feriados

No campo informe o percentual a ser aplicado as fichas tempo com datas de final de semana ou feriados, as fichas tempo lançadas nesse período terão um acréscimo do valor seguindo o percentual informado no campo.

b) Percentual de acréscimo para fins de semana e feriados por tipo de serviço

Exemplo: A movimentação “Audiência” tem como valor hora: R$ 100,00. Caso seja cadastrado que este tipo de movimentação, “Audiência” deve ser cobrado um valor de 10% a mais do que o cadastrado no sistema, R$100,00, será cobrado R$ 110,00 por hora para as fichas com data em finais de semana e feriados.

3.5. Campos Livres

a) Utilizar campos livres

Marcando a opção “Utiliza campos livres” abrirá uma nova aba, no controle de pastas/processos, conforme a tela abaixo.

Como feito no exemplo abaixo, o preenchimento dos campos “Descrição do campo” 1, 2 e 3, será o nome destes campos na nova aba no controle de pastas/processos. E os campos “Tamanho” referem-se à quantidade de caracteres a serem inseridos nos novos campos habilitados pelo sistema.

Vale adicionar que, se o campo “Tamanho” de uma das linhas de “Descrição do campo” estiver em branco, esta linha não aparecerá, fazendo com que apareçam somente as linhas em que o campo “Tamanho” fora preenchido.

3.6. GED

Na tela de configuração do GED, selecione como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos será realizado no sistema.

a) Gerenciamento eletrônico de documentos

  1. Não Usar: quando marcada, indica que o sistema não utilizará o GED;
  2. Usar Atalhos: quando marcada, indica que o GED será configurado para que seja armazenando o caminho/localização dos arquivos na rede. Os arquivos não serão armazenados e centralizados em um único diretório, farão referência às máquinas dos usuários, assim caso um arquivo armazenado em determinada máquina tenha sua localização ou nome alterado, não será possível localizá-lo posteriormente no GED;
  3. Usar Vault: quando marcada, indica que o GED será configurado de forma que os arquivos sejam armazenados e centralizado em um único diretório na rede. Utilizando tal opção é possível armazenar cada documento de forma única, o que garante que registros não sejam inseridos em duplicidade além de possibilitar o gerenciamento das versões e alterações do documento.

b) Configurações Vault GED
Marcando a opção “Usar Vault” serão apresentadas as opções abaixo:

  1. Path para Vault: informe neste campo o caminho da pasta compartilhada onde será salvo os documentos inseridos no sistema.

IMPORTANTE: A pasta “Vault” deve estar localizada em um servidor de arquivos com as devidas políticas de segurança implementadas (usuários ou grupos de usuário que podem acessá-la), além disso, a pasta deve estar oculta ou ser um compartilhamento administrativo para aumentar a segurança.

Uma estrutura de subpastas será criada pelo sistema de acordo com a inserção de arquivos nos diferentes módulos, são elas: Agenda, Clientes, Contrato, Fornecedores, NotaF, Pastas etc. Devem ser atribuídas permissões de acesso em cada uma das subpastas de acordo com o nível de permissão de cada usuário ou grupo de usuários da rede.
Assim é possível atribuir diferentes níveis de acesso por usuário a uma determinada pasta de arquivos do GED.

Exemplo: Certos usuários deverão “ler e escrever” na pasta que contém os arquivos relacionados ao módulo de contratos do sistema, ou poderão apenas ler se for o caso.

A configuração das permissões de acesso dependerá diretamente da política de acesso dos usuários implementada na rede do escritório.

O servidor de Banco de Dados precisa ter acesso a pasta “Vault”.

Sugerimos a implementação de uma rotina de backup periódico da pasta “Vault”, todos os arquivos do GED estarão armazenados nesta pasta.

  1. Prefixo a ser inserido na nomeação dos arquivos: informe neste campo o código de identificação que irá compor o nome dos arquivos armazenados internamente no GED. Geralmente são utilizadas as letras iniciais do nome do escritório, como TWT por exemplo, assim a identificação interna do arquivo será composta da seguinte forma: TWT000000001_V1.doc. Onde “TWT” é o prefixo estipulado, “000000001” é o número geral do documento e “V1” é o número da versão do documento, o código é atribuído ao arquivo no ato da inserção dele no GED.
  2. Path para área de trabalho temporária: é possível alterar um arquivo já armazenado no GED de forma rápida e intuitiva, para tal é necessário que cada usuário do sistema tenha em seu computador uma pasta especificada como área de trabalho.
    Insira no campo “Path para area de trabalho temporária” o caminho onde a pasta estará localizada nos computadores da rede, geralmente utiliza-se a pasta “temp” na unidade “C:”, “C:\temp”.
    IMPORTANTE: A pasta da área de trabalho temporária deve existir em todos os computadores em que o sistema está instalado, o sistema possibilita a criação da pasta quando o usuário criar o primeiro arquivo na área de trabalho temporária, o último caractere não pode ser “\”.
  3. Gravar conteúdo de arquivos do Word ao dar check-in: marcando esta opção, todos documentos com extensão “.doc e .txt” serão indexados pelo seu conteúdo e podendo pesquisar documentos no GED a partir que seu conteúdo.

3.7. Bloqueio Lançamento

Nesta tela é possível configurar por usuário quais tipos de lançamentos ele não irá visualizar dentro do sistema.

a) Configurar bloqueios lançamentos

Na parte superior da tela é exibido todos os tipos de lançamentos cadastrados no sistema, no meio é o campo onde poderá selecionar o usuário para vinculo com o tipo de lançamento e na parte inferior são exibidos os tipos de lançamentos bloqueados para cada usuário.

Para bloquear o tipo de lançamento: Selecione o tipo de lançamento na parte superior, informe a qual usuário será feito o vinculo e clique em “Gravar”.

Para desbloquear o tipo de lançamento: Selecione o bloqueio na parte inferior da tela e clique em “Excluir”.

3.8. Config. Aba Pastas

a) Opções de aba

Nesta tela marque quais abas deseja que apareçam na no módulo de “Pastas/Processos”. Marcado irá aparecer na tela, desmarcado a aba não irá aparecer.

3.9. Customizações

Nesta aba será possível habilitar algumas customizações do sistema que foram disponibilizadas para todos os clientes.

a) Opções de customizações

  1. Consistir preenchimento do endereço de cobrança e do endereço do cliente no cadastro de clientes.
    Ao realizar um cadastro de cliente ou atualizar os dados o sistema verifica se os campos de endereço e endereço de cobrança estão preenchidos e notifica o usuário sobre a importância do preenchimento destes campos.
  2. Permite utilizar franquia por período no contrato
    Sistema habilita no cadastro de contrato, na aba de faturamento, subaba de ficha tempo, subaba de franquia o campo que informa início e fim de data – um período – para o qual será registrada o período que contará a franquia, após este período e a quantidade de hora da franquia excedida o sistema passará contar a hora fora do período e/ou fora da franquia.
  3. Verifica obrigatoriedade de Conta Identificadora vinculado ao setor de custo
    Caso esta opção seja habilitada, não será permitida a inserção de uma nova conta identificadora no cadastro de um cliente sem que seja informada o setor de custo.
  4. Diferenciar pessoa física no Cálculo de Provisão de Impostos
    Caso esta opção seja habilitada, no campo de provisão de impostos, no Menu “Financeiro” -> “Provisão de impostos, o sistema diferenciará pessoa Física e Jurídica. Ou seja, caso o código no cadastro de um cliente seja um CPF válido, o mesmo será considerado uma Pessoa Física e a provisão de impostos dos mesmo será diferenciada, de acordo com os padrões financeiros, da de uma Pessoa Jurídica.
  5. Retirar Advogados e Clientes Inativos na Agenda
    Quando marcado todos os campos da tela de agenda que listam os advogados, será composta apenas pelos advogados ativos.
  6. Utilizar LIKE ao comparar Setor no faturamento de ficha tempo
    Na tela de faturamento de ficha tempo quando você clica no botão “Ver Fatura” após ter preenchido os campos para a pesquisa, o sistema faz a busca buscando as informações onde o setor de custo seja IGUAL ao informado no campo da pesquisa.
    Quando o parâmetro está marcado ele usa uma regra para buscar os registros onde o setor de custo comece/contenha o código informado no campo de setor da pesquisa.
  7. Recalcula o rateio se trocar o valor do CPR
    Quando um CPR tinha rateio e seu valor era alterado, o rateio era perdido e o CPR ficava sem rateio. Foi criado um parâmetro (Recalcula o Rateio se trocar o valor do CPR) para que o rateio não seja mais apagado ao alterar o valor do CPR e seu valor seja rateado proporcionalmente.
  8. Trata deleção da baixa
    Quando um CPR tinha várias baixas parciais, ao tentar apagar uma baixa parcial o sistema apaga todas as baixas. Foi criado um parâmetro (Trata deleção da Baixa ) que permitirá apagar apenas uma baixa parcial e não todas.
  9. Fixa valores dos campos em pagamento de debite conforme o debite selecionado e usar o referido tipo de lançamento:
    Quando o parâmetro estiver marcado, a tela de Pagamento de Debite trará o tipo de lançamento conforme o que está indicado no parâmetro, a data do pagamento igual a data do debite, o número do documento igual ao número do debite, a unidade igual a unidade do debite, o CPF do advogado em fornecedor e virão marcadas as opções “Usar centros originais” e “Usar a observação dos debites”.
  10. Restringe acesso de usuários em Pastas e Processos, pela unidade informada no cadastro de usuários (seta para tipos de lançamentos)
    Quando este parâmetro estiver marcado e o usuário tiver restrição de acesso a apenas uma unidade, ele poderá visualizar apenas as pastas da unidade que ele tem acesso e também as pastas sem unidade cadastrada.
  11. Atribuir a referida movimentação ao prazo, no momento em que este for gerado automaticamente por contratos
    Parâmetro para dar a opção ao cliente de determinar o tipo da movimentação a ser atribuída no prazo que é gerado automaticamente quando se realiza uma inclusão de contrato. Por default o sistema utiliza a movimentação de número “999” para quem não preencher esse parâmetro.
  12. Exibir apenas Contas Identificadoras ativas, na inclusão de Pastas, Ficha Tempo e Debite
    Controla a exibição de apenas contas identificadoras ativas na inclusão de pastas, ficha tempo e debite.
  13. Mostrar painel com lista de prazos e tarefas ao iniciar o sistema

b) Modelo de Carta para Faturas de Honorários

Após imprimir uma fatura, o sistema passou a questionar se deseja imprimir uma Carta para Fatura, caso os parâmetros “Modelo de Carta para Faturas de Reembolso de Despesas” e “Modelo de Carta para Faturas de Honorários” estejam preenchidos. Nesses parâmetros serão informados documentos Word modelos da Carta para Fatura, com variáveis que serão substituídas pelos dados da fatura no momento da impressão da carta.

c) Utiliza transferência entre contas no pagamento e baixa de debite

Caso esta opção seja habilitada, será habilitado, ao pagar um debite, no menu FINANCEIRO -> Pagamento de Debites, ao gerar a CPR, a tela abaixo será apresentada, constando os campos, circulados em vermelho, para que possa ser feita a transferência de determinado valor do banco de um cliente para o banco de um advogado.

d) Outras customizações

  1. Usa filtro de unidade na pesquisa de clientes

Caso esta opção seja habilitada, em todos os campos de pesquisa de clientes, conforme a tela abaixo, será apresentado um novo filtro, este nomeado “Unidade”. E poderá ser informada a unidade a qual um cliente está cadastrado.

É pertinente adicionar que para usuários com acesso a apenas uma unidade, esse filtro virá fixo na sua unidade.

  1. Habilitar Integração Strigoi.

Marcando está opção será habilitado a integração do sistema ADVwin com o sistema Strigoi (Sistema de monitoramento do computador) para lançamento de fichas tempo.

  1. Não exibir setores de custo inativos.

Habilitando está opção, os setores de custo que estivem com status inativo não serão exibidos nas telas de pesquisa do sistema.

e) Data inicial para controle de movimentações já faturadas

Informe neste campo a data de início para controle dos registros de movimentações que já foram faturadas.

f) Opções sobre correspondente

  1. Só lista movimentações marcadas para usar o sistema de OS/Providencia

Marcando está opção quando for cadastrar uma nova providencia será apresentado somente as movimentações que são habilitadas como OS/Providencia.

  1. Gera movimentação automática ao cumprir prazos Providencias/OS

Marcando está opção ao cumprir uma providência/OS dentro dos sistema será gerado automaticamente uma movimentação na pasta referente a providência.

  1. Abre pasta para cumprir movimentação após cumprir o prazo

Marcando está opção ao cumprir um prazo de providência será aberto a tela de pastas na aba movimentação para preenchimento dos dados sobre a movimentação.

g) Habilitar/desabilitar alterações de componentes

Clicando sobre este botão será habilitado as opções de alteração dos componentes, onde poderá ser definido permissões para menus, botões e campos do sistema.

3. Parâmetros indicados a serem habilitados

Abaixo estão os parâmetros que são indicados a serem habilitados no sistema.

a) Aba outros

  • Processos/Projetos podem ser alterados.
  • Só arquivo controla status da pasta.
  • Filtra advogados correspondentes.
  • Usa sistema de distribuição de processos.
  • Liberar liberação de digitação de impostos.
  • Confirmar edição do debite.
  • Usar regras de contratos para valorar FT’s e Debites
  • Gera faturas de FT e Debite com Rateio.
  • Notificar quando o serviço for prestado fora do horário.
  • Usar conceito de vara separada (Código e número).
  • Emitir fatura no endereço de cobrança do cliente.

b) Aba customizações

  • Consistir preenchimento do endereço de cobrança e do endereço do cliente no cadastro de clientes.
  • Permite utilizar franquia por período no contrato.
  • Diferenciar pessoa física no Cálculo de Provisão de Impostos.
  • Retirar Advogados e Clientes Inativos na Agenda.
  • Recalcula o rateio se trocar o valor do CPR.
  • Trata deleção da baixa.
  • Exibir apenas Contas Identificadoras ativas, na inclusão de Pastas, Ficha Tempo e Debite.
  • Mostrar painel com lista de prazos e tarefas ao iniciar o sistema.
  • Não exibir setores de custo inativos.

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