1. Objetivo
Este manual tem como objetivo orientar o usuário a realizar cadastro de um novo prazo, providência e agendamentos no ADVWIN+.
Importante, sempre que o Manual mencionar “prazo” poderá ser replicado para providência e agendamentos.
2. Cadastro de Novo Prazo
Há duas maneiras de inserir um novo prazo.
I. Possibilidade de incluir um novo prazo “avulso”, direto do módulo agenda. Essa prática não é indicada para clientes que utilizam automações e fluxos que poderão ser prejudicados.
II. Possibilidade de incluir um novo prazo vinculado em uma pasta cadastrada. Neste caso há, três maneiras de inserir um novo prazo:
a. No GRID da pasta na coluna Ações. Acesse o módulo de pastas desejado e na coluna “Ações” do Grid é possível realizar o lançamento pelo ícone, conforme imagem abaixo.
b. No menu superior dentro de uma pasta:
c. Dentro de uma movimentação:
2.1. Layout Cadastro Novo Prazo
Independente da forma de inclusão de um novo prazo, o layout para cadastrar as informações será sempre a mesmo.
Os layouts dos campos podem ser diferentes para cada tipo de cliente e usuário, sendo parametrizado pelo administrador do sistema. A imagem acima é um exemplo.
- Os campos destacados na cor azul são obrigatórios.
- Os campos na cor cinza são campos bloqueados para preenchimento e alguns tem o preenchimento automático.
- Os campos em branco podem ser preenchidos e alterados.
Abaixo vamos explanar campos importantes para o cadastro de novos prazos:
PRAZO: Data em que o prazo deverá ser cumprido
PRAZO FATAL: Data em que o prazo deverá ser cumprido sem novo agendamento. O prazo poderá ser parametrizado como data interna do escritório e o fatal o prazo final judicial ou último suspiro para qualquer tarefa a ser executada.
AVISAR ANTES: é possível escolher quantos dias você deseja ser avisado antes de acabar o prazo. Quando esses campos estiverem configurados o sistema considera essa data em pesquisas.
Exemplo: um prazo agendado para o dia 28/05 com avisar antes 3 dias. Se realizar uma pesquisa com prazos do dia 26/05, esse prazo será listado na pesquisa.
DATA DE INSERÇÃO: Data em que o prazo foi inserido.
DATA DE FECHAMENTO: Data em que o prazo foi cumprido
PASTA: Em que o prazo está vinculado.
INSERIDO POR (DONO): responsável que está inserindo o prazo, revisor do prazo ou pessoa que irá confirmar o cumprimento do prazo.
PRAZO PARA: Responsável que irá cumprir o prazo.
COM CÓPIA PARA: Inserir um ou mais participantes para acompanhar o prazo.
ADV. UNIDADE: Restringe os participantes do prazo somente a unidade vinculada (ao prazo e ao advogado).
ADV. SETOR: Restringe os participantes do prazo somente ao setor vinculado (ao prazo e ao advogado).
TIPO DE SERVIÇO/ MOVIMENTAÇÃO: Defini o ato que deverá ser executado.
STATUS: É a condição do prazo durante o fluxo de trabalho.
SUBSTATUS DO PRAZO: É um segundo nível de condição do prazo em combinação com o Status.
COMBINADOS STATUS E SUBSTATUS:
CONFIRMAR CUMPRIMENTO: Sempre que esse flag estiver marcado e o “prazo para” realizar a ação de cumprir ou dispensar, automaticamente entrará a agenda do “inserido por” para confirmar o cumprimento ou dispensa do prazo. Assim, o revisor final do prazo (poderá ser um gestor ou controladoria) reconhece que todos os atos foram cumpridos.
OBSERVAÇÃO DO PRAZO: Campo para inserir as informações do prazo. Sempre que a informação for inserida, por segurança não poderá ser editada.
Para cadastrar a observação em um prazo inserido anteriormente, selecionar “Inserir Observação” e abrirá uma tela para a inserção de informações.
Ao final do preenchimento da tela será apresentado a opção de “Salvar Prazo” ou “Cancelar” sem salvar.
Ao salvar, abrirá a seguinte tela:
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